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Dateien zu Kontakten hinzufügen
Dieser Artikel erklärt, wie Sie Dateien für Kontakte in pilotly.io hinzufügen und verwalten. Er behandelt sowohl direkte Uploads als auch benutzerdefinierte Felder für eine organisiertere Dokumentenverwaltung.
Warum Dateien zu Kontakten hinzufügen?
Durch das Hinzufügen von Dateien zu Kontakten in pilotly.io können Sie wichtige Dokumente wie Verträge, Rechnungen und Notizen direkt im Kontaktprofil speichern. Diese Funktion optimiert die Kundenverwaltung, indem alle wichtigen Dateien organisiert und leicht zugänglich gehalten werden.
Pilotly.io bietet zwei Methoden zum Hochladen von Dateien zu einem Kontakt:
Direkt über das Kontaktprofil.
Mithilfe eines benutzerdefinierten Felds für Datei-Uploads
Wichtige Überlegungen vor dem Erstellen eines benutzerdefinierten Felds
Beim Einrichten eines benutzerdefinierten Dateiupload-Felds in pilotly.io stehen Ihnen mehrere wichtige Optionen zur Verfügung, die Sie für eine bessere Organisation und Funktionalität konfigurieren können. Diese Optionen bestimmen, wie sich das Feld verhält, wo es angezeigt wird und welche Dateitypen es verarbeiten kann.
| Feld | Funktion | Details und Beispiele |
|---|---|---|
| Dateityp | Gibt die Dateitypen an, die Benutzer über dieses benutzerdefinierte Feld hochladen können. | Unterstützte Formate: PDF, DOC/DOCX, JPG/JPEG, PNG, GIF, XLS/CSV. Dadurch wird sichergestellt, dass nur kompatible Dateien akzeptiert werden. |
| Dateibeschänkung | Legt die maximal zulässige Dateigröße für Uploads fest. | Maximale Größe pro Datei: 250 MB. Stellen Sie sicher, dass die Benutzer diese Beschränkung kennen, um Fehler beim Hochladen zu vermeiden. |
| Mehrere Dateien zulassen | Definiert, ob Benutzer eine einzelne Datei oder mehrere Dateien hochladen können. |
Einzelne Datei: Beschränken Sie die Anzahl der Dateien aus Gründen der Einfachheit auf eine Datei. Mehrere Dateien: Geben Sie die maximale Anzahl der Dateien an (z. B. 3 oder 5). Kontakt: Dateien einzelnen Kontaktprofilen zuordnen. Opportunity: Dateien mit Deals oder Leads verknüpfen. Unternehmen: Dateien mit Unternehmensprofilen verknüpfen. Surfboards: An Ihre individuellen Geschäftsanforderungen anpassen. |
| Objekttyp | Bestimmt die Kategorie, in der das benutzerdefinierte Feld angewendet wird. |
Beispiele:
Kontaktinformationen: Wichtige Details wie persönliche Dokumente. Allgemeine Informationen: Verschiedene Dateien. Zusätzliche Informationen: Ergänzende oder sekundäre Dokumente. |
| Registrierkarte „Gruppe“ | Ordnet das benutzerdefinierte Feld innerhalb eines bestimmten Abschnitts oder einer Gruppierung im System an, um eine bessere Übersicht und Benutzerfreundlichkeit zu gewährleisten. | Nach dem Speichern wird dieses Feld im Abschnitt „Benutzerdefinierte Felder“ des ausgewählten Objekts (z. B. Kontaktprofil) angezeigt. |
| Feld speichern | Schließt den Erstellungsprozess ab und stellt das Feld zur Verwendung bereit. | Nach dem Speichern wird dieses Feld im Abschnitt „Benutzerdefinierte Felder“ des ausgewählten Objekts (z. B. Kontaktprofil) angezeigt. |
Dateien mithilfe eines benutzerdefinierten Felds zu einem Kontakt hochladen
In pilotly.io ist das Hochladen von Dateien zu einem Kontakt erst nach dem Erstellen eines benutzerdefinierten Felds vom Typ „Datei-Upload“ möglich . Sobald das benutzerdefinierte Feld erstellt ist, können Sie zum Profil des Kontakts navigieren, um Dateien direkt im entsprechenden Feld hochzuladen, anzuzeigen oder zu löschen.
Schritt 1: Erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Feld namens „Datei-Upload“
Ein benutzerdefiniertes Feld muss erstellt werden, da es nicht standardmäßig verfügbar ist. Erst nach der Erstellung kann das Feld im Abschnitt „Kontakt“ angezeigt und verwendet werden.
Gehen Sie im Menü auf der linken Seite zu „Einstellungen“ und wählen Sie „Benutzerdefinierte Felder “ aus. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „ Benutzerdefiniertes Feld hinzufügen“ . Wählen Sie den Feldtyp „Datei-Upload “ aus den verfügbaren Optionen aus. Geben Sie dem Feld einen aussagekräftigen Namen (z. B. „Vertrags-Upload“ oder „Kundendokument“) und speichern Sie das benutzerdefinierte Feld.
Schritt 2: Fügen Sie einem Kontakt eine Datei hinzu
Sobald das benutzerdefinierte Feld erstellt ist, führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Datei zu einem Kontakt hochzuladen. Wenn Sie mehrere benutzerdefinierte Felder erstellt haben, suchen Sie das benutzerdefinierte Feld auf der Registerkarte „Gruppe“.
Gehen Sie im linken Menü zum Abschnitt „ Kontakte“ und wählen Sie den Kontakt aus, den Sie aktualisieren möchten. Suchen Sie im Abschnitt „Benutzerdefinierte Felder“ des Kontaktprofils das von Ihnen erstellte Datei-Upload-Feld.
Schritt 3: Datei hochladen
Sobald das benutzerdefinierte Feld im Kontaktprofil sichtbar ist, können Sie die gewünschte Datei direkt in das Feld hochladen, indem Sie die Datei von Ihrem Gerät auswählen und bestätigen.
Scrollen Sie im Kontaktprofil zum Abschnitt „ Benutzerdefinierte Felder“ und suchen Sie das zuvor erstellte Datei-Upload-Feld. Klicken Sie auf „Datei hochladen“ , wählen Sie eine Datei von Ihrem Gerät aus und bestätigen Sie den Upload, um die Datei im Kontaktprofil zu speichern.
Nachdem Sie eine Datei in das benutzerdefinierte Feld hochgeladen haben, können Sie diese direkt im Kontaktprofil verwalten . Um die Datei anzuzeigen , klicken Sie einfach auf den Dateilink im benutzerdefinierten Feld, um sie zu öffnen und zu überprüfen. Wenn Sie eine Datei löschen müssen , kann sie aus dem Feld entfernt oder durch Hochladen einer neuen Datei ersetzt werden. Im Falle eines versehentlichen Löschens wird sofort eine Option zum Rückgängigmachen angezeigt, mit der Sie die Datei schnell und mühelos wiederherstellen können.Häufig gestellte Fragen
F: Welche Dateitypen kann ich hochladen?
Sie können PDF-, DOCX-, PNG-, JPG-, CSV-, PPTX- und XLSX-Dateien hochladen.
F: Was ist die maximal zulässige Dateigröße?
Jede Datei darf bis zu 250 MB groß sein
F: Kann ich eine Datei nach dem Hochladen löschen oder ersetzen?
Ja, Dateien können gelöscht oder ersetzt werden. Bei benutzerdefinierten Feldern laden Sie einfach eine neue Datei hoch, um die alte zu überschreiben.
F: Kann ich mehrere Dateien gleichzeitig hochladen?
Direkter Upload: Nein, Dateien müssen einzeln hochgeladen werden.
Benutzerdefinierte Felder: Sie können mehrere benutzerdefinierte Felder für mehrere Uploads erstellen
F: Was soll ich tun, wenn eine Datei nicht hochgeladen werden kann?
Wenn eine Datei nicht hochgeladen werden kann:
Stellen Sie sicher, dass sie die Anforderungen an Dateityp und -größe erfüllt.
Überprüfen Sie Ihre Internetverbindung.
Aktualisieren Sie die Seite und versuchen Sie es erneut.