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Verbinden Sie den Google Kalender mit dem Unassigned Kalender

Google-Kalender mit dem Unassigned-Kalender in Pilotly.io verbinden

„Unassigned-Kalender“ in Pilotly.io beziehen sich auf geteilte oder Gruppenkalender, bei denen Termine zunächst nicht einem bestimmten Benutzer zugeordnet werden – ideal für Round-Robin-Verteilung im Team oder allgemeine Verfügbarkeits-Pools. Die Integration ermöglicht, dass in Pilotly.io gebuchte Events in Google Calendar synchronisiert werden (und umgekehrt), um Doppelbuchungen zu vermeiden und die Verfügbarkeit in Echtzeit zu aktualisieren.

Im Folgenden findest du eine schritt-für-Schritt-Anleitung, die aus den Funktionsleitfäden von Pilotly.io und bewährten CRM-Integrationspraktiken für Google-Calendar-Sync zusammengestellt wurde. Bei Bedarf an erweiterter Anpassung (z. B. über API) kontaktiere den Support für maßgeschneiderte Hilfe.

Schritt 1: Unassigned-Kalender in Pilotly.io einrichten

  1. Melde dich in deinem Pilotly.io-Dashboard unter pilotly.io an.

  2. Navigiere zum Abschnitt CRM & Pipelines im Hauptmenü (hier werden Leads und Terminmanagement verwaltet).

  3. Klicke auf Kalender oder Scheduling (unter Tools oder Automatisierungen).

  4. Wähle Neuen Kalender erstellen > Unassigned/Gruppenkalender als Typ (für geteilte Buchungen ohne anfängliche Benutzerzuordnung).

  5. Konfiguriere die Grundlagen:

    • Lege Verfügbarkeit fest (z. B. Mo–Fr, 9–17 Uhr in deiner Zeitzone).

    • Definiere Termintypen (z. B. 30-minütige Beratungen).

    • Aktiviere Round-Robin für Teamverteilung (unter Verteilungseinstellungen).

    • Füge Pufferzeiten hinzu (z. B. 15-minütige Pausen), um Überlappungen zu vermeiden.

  6. Speichere und generiere einen Buchungslink (benutzerdefinierte URL für Einbettung in Funnels oder Websites).

  • Tipp*: Für Teamnutzung weise den Kalender einer Pipeline-Stufe zu (z. B. „Erstberatung“), damit Buchungen CRM-Aktionen wie Lead-Tagging auslösen.

Schritt 2: Google Calendar über native Integrationen oder Zapier verbinden

Pilotly.io-Workflows ermöglichen Verbindungen zu Google-Diensten, aber für vollständigen Kalender-Sync:

  1. In Pilotly.io gehe zu Automatisierungen > Workflows.

  2. Erstelle einen neuen Workflow: Trigger = „Neuer Termin gebucht“ (in deinem unassigned-Kalender).

  3. Füge eine Aktion hinzu: Suche nach Google Calendar-Integration (falls nativ verfügbar) oder Webhook/Zapier für externe Sync.

    • Falls nativ: Klicke auf Google verbinden, melde dich an und gewähre Lese-/Schreibberechtigungen (Scopes: https://www.googleapis.com/auth/calendar.events für das Erstellen/Bearbeiten von Events).

    • Wähle deinen Ziel-Google-Kalender aus (z. B. „Team Unassigned“).

  4. Für bidirektionale Sync (Google-Events blockieren Pilotly.io-Verfügbarkeit):

    • Verwende Zapier:

      • Registriere dich bei zapier.com und suche nach „Pilotly.io + Google Calendar“.

      • Erstelle Zap 1: Trigger = Neues Event in Google Calendar > Aktion = Zeit blockieren in Pilotly.io-Kalender (über API oder Verfügbarkeitsupdate).

      • Erstelle Zap 2: Trigger = Neue Buchung in Pilotly.io > Aktion = Event in Google Calendar erstellen.

    • Gewähre Zapier Zugriff auf beide Konten.

  5. Teste die Verbindung: Buche einen Probe-Termin in Pilotly.io und überprüfe, ob er in Google Calendar erscheint (mit Details wie Teilnehmername, Notizen und Meet-Link, falls aktiviert).

  • Hinweis*: Stelle sicher, dass der Google-Kalender-Besitzer „Änderungen an Events vornehmen“-Berechtigungen mit dem verbundenen Pilotly.io-/Zapier-Konto teilt, um unassigned-Schreibvorgänge zu handhaben.

Schritt 3: Sync für Unassigned-Kalender konfigurieren (Konflikte vermeiden)

  1. In den Kalendereinstellungen von Pilotly.io aktiviere Externe Sync oder Konflikterkennung (unter Erweiterte Optionen).

  2. Verknüpfe den Google-Kalender als „Konfliktquelle“: Dies importiert Google-Events, um Slots in deinem unassigned Pilotly.io-Kalender zu blockieren.

  3. Für Gruppen-/Unassigned-Spezifika:

    • In Team-Einstellungen weise den synchronisierten Google-Kalender der Gruppe zu.

    • Lege Regeln fest: Z. B. auto-zuweisen unassigned-Buchungen an den nächsten verfügbaren Teammitglied über Round-Robin.

  4. Aktiviere Benachrichtigungen: Schalte E-Mail-/SMS-Alarme für neue Buchungen ein, synchronisiert aus Google (integriere mit Pilotly.io-Nachrichtentools).

Schritt 4: Testen und Fehlerbehebung

  • Buche einen Test-unassigned-Termin über deinen Pilotly.io-Buchungslink.

  • Überprüfe Google Calendar auf das Event (sollte Pilotly.io-Benutzerfelder wie Lead-Quelle enthalten).

  • Simuliere ein Google-Event: Füge eines in Google hinzu und bestätige, dass es die Verfügbarkeit in Pilotly.io blockiert.

  • Häufige Probleme:

    • Sync-Verzögerungen: Aktualisiere Verbindungen oder prüfe Zapier-Logs.

    • Berechtigungsfehler: Erteile Scopes erneut in der Google Cloud Console (console.cloud.google.com).

    • Zeitzonen-Ungenauigkeiten: Passe Einstellungen in beiden Plattformen an (Pilotly.io erkennt automatisch, aber überprüfe in Google).

  • Für Videocalls: Aktiviere Google Meet-Integration in Event-Aktionen für dynamische Links.

Zusätzliche Tipps für Pilotly.io-Kalender

  • Funnel-Integration: Betten den unassigned-Kalender in deine Pilotly.io-Funnels ein (über Website/Funnel-Builder) für nahtlose Lead-zu-Buchungs-Flows.

  • CRM-Automatisierung: Verknüpfe Buchungen mit Pipelines – z. B. Leads als „Gebucht“ taggen und Follow-up-E-Mails auslösen.

  • Mobiler Zugriff: Verwalte unassigned-Kalender unterwegs über die Pilotly.io-App (iOS/Android).

  • Skalierbarkeit: Unbegrenzte Kalender ab Business-Plan; nutze den KI-Assistenten für Auto-Rescheduling-Vorschläge.

Für offizielle Dokumentationen oder Video-Tutorials (Pilotly.io bietet deutsche/englische Guides im Dashboard) melde dich an und schaue im Hilfecenter nach oder schreibe an support@pilotly.io. Sie bieten einen 10-tägigen kostenlosen Testzeitraum, um Features auszuprobieren. Lass es mich wissen, falls du Hilfe bei Zapier-Details oder einer anderen Integration brauchst!