Der Kontakt wurde einem anderen Benutzer zugewiesen, als ein Termin im Gruppenkalender gebucht wurde.

Kontaktinhaber und Terminbesitzer in Pilotly.io synchronisieren & Workaround für Teamkalender-Zuweisungen

In Pilotly.io kann es vorkommen, dass der Terminbesitzer (der Benutzer, dem der Termin zugewiesen ist) nicht mit dem Kontaktinhaber (dem Benutzer, dem der Kontakt zugewiesen ist) übereinstimmt – insbesondere bei der Nutzung von Teamkalendern mit Round-Robin-Verteilung. Dies führt dazu, dass ein Kontakt zwei unterschiedliche Benutzer als Besitzer hat oder unerwartet umverteilt wird.

Dieses Tutorial kombiniert die Konfiguration der Synchronisationseinstellungen mit einem praktischen Workaround, um zu verhindern, dass Leads nach der Zuweisung über einen Teamkalender erneut einem anderen Agenten zugeteilt werden. Der Workaround nutzt Kampagnen, Wartezeiten und benutzerspezifische Kalenderlinks.

Teil 1: Synchronisation von Kontaktinhaber und Terminbesitzer konfigurieren

Schritt 1: Zu den Einstellungen navigieren

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Teams > Team-Kalender-Konfiguration.

Hier finden Sie zwei wichtige Optionen, die die Synchronisation zwischen Kontaktinhaber und Terminbesitzer steuern.

Option 1: Terminbesitzer automatisch als Kontaktinhaber zuweisen

Beschreibung:
> "Kontakt dem Kalender-Teammitglied zuweisen, sobald ein Termin gebucht wird"

• Funktion: Wenn diese Option aktiviert ist, wird der Kontaktinhaber automatisch auf den Terminbesitzer aktualisiert – nur, wenn der Kontakt noch keinen Besitzer hat.
• Beispiel:
  Ein Termin wird mit dem Benutzer Kate Test gebucht.
  → Wenn der Kontakt noch keinen Inhaber hat, wird Kate Test auch als Kontaktinhaber eingetragen.

Empfehlung: Aktivieren Sie diese Option, um Konsistenz bei neuen Kontakten zu gewährleisten.

Option 2: Zuweisung überspringen, wenn Kontakt bereits einen Inhaber hat

Beschreibung:
> "Zuweisung des Kontakts überspringen, wenn der Kontakt bereits einen zugewiesenen Benutzer hat"

• Funktion:
  • Aktiviert: Die Kontaktinhaber-Zuweisung wird übersprungen, wenn der Kontakt bereits einen Inhaber hat.
    → Ergebnis: Terminbesitzer und Kontaktinhaber bleiben unterschiedlich.
  • Deaktiviert: Der Kontaktinhaber wird immer auf den Terminbesitzer aktualisiert – auch bei bestehendem Inhaber.

Beispiel (Option 2 aktiviert):
- Kontaktinhaber: Admin
- Termin wird mit Kate Test gebucht
→ Kontaktinhaber bleibt Admin

Beispiel (Option 2 deaktiviert):
- Kontaktinhaber: Admin
- Termin wird mit Kate Test gebucht
→ Kontaktinhaber wird zu Kate Test geändert

Zusammenfassung der Kombinationen

Teil 2: Workaround – Vermeiden von erneuter Round-Robin-Zuweisung nach Lead-Opt-in

Problem:
Ein Lead füllt ein Formular/Survey aus → wird einem Benutzer zugewiesen → bucht aber über einen Teamkalender-Link → wird erneut per Round-Robin einem anderen Agenten zugeteilt.

Ziel des Workarounds:
- Keine Benutzerzuweisung auf Formular-/Survey-Ebene.
- Zuweisung erst nach einer Wartezeit in einer Kampagne.
- Versand eines individuellen Kalenderlinks (nicht Teamkalender), basierend auf dem zugewiesenen Benutzer.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Keine Zuweisung im Formular/Survey

• Empfehlung: Weisen Sie keinen Benutzer auf Formular- oder Survey-Ebene zu.
• Der Lead wird generisch einer Kampagne hinzugefügt (ohne Benutzerzuweisung).

2. Wartekampagne erstellen (Verzögerung einbauen)

1. Gehen Sie zu Kampagnen > Neue Kampagne erstellen > Wählen Sie Warte-Kampagne.
2. Klicken Sie auf + Ereignis hinzufügen > Wählen Sie Messenger oder GMB-Nachricht (beliebig – wird nicht gesendet).
3. Klicken Sie außerhalb des Ereignisses (auf grauen Bereich), um das Ereignis zu deaktivieren.
4. Stellen Sie die Wartezeit auf z. B. 30 Minuten.
5. Kein Benutzer zuweisen in dieser Kampagne.
6. Verbinden Sie die nächste Kampagne: "Ask to Book" (siehe unten).

3. "Ask to Book"-Kampagne konfigurieren (mit Benutzerzuweisung)

1. Erstellen Sie eine neue Kampagne: "Ask to Book".
2. In dieser Kampagne:
   • Benutzer zuweisen → Wählen Sie den gewünschten Benutzer oder Teamkalender-Logik.
   • Kein Kalenderlink hier senden!
3. Fügen Sie Aktionen hinzu:
   • SMS/E-Mail mit benutzerspezifischem Kalenderlink (siehe unten).
   • Optional: Benachrichtigung an den zugewiesenen Benutzer senden.

4. Benutzerspezifischen Kalenderlink erstellen

1. Gehen Sie zu Kalender > Wählen Sie Ihren Teamkalender.
2. Erstellen Sie pro Benutzer einen individuellen Kalender oder nutzen Sie die dynamische Link-Funktion:
   • Kopieren Sie den Kalenderlink.
   • Ersetzen Sie den Benutzernamen durch oder .
   • Beispiel-Link:
     https://app.pilotly.io/cal/[team-calendar-slug]/
3. Fügen Sie diesen dynamischen Link in die "Ask to Book"-Kampagne ein (z. B. in SMS/E-Mail).

5. Optional: Benachrichtigung an zugewiesenen Benutzer

• Erstellen Sie einen Trigger:
  "Wenn Kontakt zur 'Ask to Book'-Kampagne hinzugefügt wird"
  → Senden Sie eine interne Benachrichtigung:
  > „Neuer Lead zugewiesen: [Kontaktname]. Bitte prüfen.“

6. Nachbuchungs-Follow-up (optional)

• Trigger: "Wenn Termin nicht innerhalb von 10 Minuten gebucht"
  → Lead erneut in die "Ask to Book"-Kampagne schieben (mit erneutem Link-Versand).

Empfohlene Gesamteinstellung (für maximale Konsistenz)

Fazit

Mit der Kombination aus:

• Synchronisationseinstellungen (Teil 1)
• und dem Warte- + Kampagnen-Workaround (Teil 2)

vermeiden Sie doppelte oder unerwünschte Benutzerzuweisungen vollständig. Der Lead wird einmalig einem Agenten zugewiesen und bucht ausschließlich über dessen persönlichen Kalender.

Bei Fragen: Kontaktieren Sie den Pilotly.io Support.