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Tags & Aufgaben über Zapier erstellen

Tags & Tasks per Zapier hinzufügen – Pilotly.io Zap

Dieses Tutorial zeigt, wie Sie mit Zapier automatisch Tags hinzufügen und Aufgaben (Tasks) erstellen in Pilotly.io, sobald ein neuer Kontakt erstellt wird. Ideal für Automatisierung von Follow-ups, Segmentierung oder Lead-Qualifizierung.

Voraussetzung: Sie benötigen einen aktiven Zapier-Account und eine Verbindung zwischen Zapier und Pilotly.io (über API-Key oder OAuth).

Zap-Übersicht

  • Trigger: New Contact in Pilotly.io

  • Aktionen:

    • 1. Add Tag to Contact

    • 2. Create Task (z. B. „Anruf in 24h“)

Schritt-für-Schritt: Zap in Zapier erstellen

1. Neues Zap anlegen

  1. Gehen Sie zu zapier.com und klicken Sie auf Create Zap.

  2. Geben Sie dem Zap einen Namen, z. B. Pilotly: Tag + Task bei neuem Kontakt.

2. Trigger einrichten: Neuer Kontakt in Pilotly.io

  1. Suchen Sie nach Pilotly.io

  2. Wählen Sie Trigger: New Contact.

  3. Verbinden Sie Ihr Pilotly.io-Konto (API-Key aus Einstellungen → Integrationen → Zapier in Pilotly.io).

  4. Testen Sie den Trigger → Zapier holt einen Beispiel-Kontakt.

3. Aktion 1: Tag hinzufügen

  1. Klicken Sie auf + → suchen Sie Pilotly.io.

  2. Wählen Sie Aktion: Add Tag to Contact.

  3. Wählen Sie dasselbe Pilotly.io-Konto.

  4. Contact: Wählen Sie die Contact ID aus dem Trigger.

  5. Tag: Geben Sie den gewünschten Tag ein, z. B. Neuer Lead, Facebook Ad oder dynamisch aus Trigger-Daten (z. B. {{source}}).

  6. Testen → prüfen Sie in Pilotly.io, ob der Tag erscheint.

4. Aktion 2: Task erstellen

  1. Klicken Sie auf + → wieder Pilotly.io.

  2. Wählen Sie Aktion: Create Task.

  3. Contact: Wieder Contact ID aus Trigger.

  4. Title: z. B. Anruf planen – {{first_name}}

  5. Due Date: z. B. {{zapier_now + 1 day}} (morgen)

  6. Assigned To: Wählen Sie einen Benutzer (ID oder E-Mail) oder dynamisch.

  7. Description: Optional: Lead aus {{source}} – bitte innerhalb 24h anrufen.

  8. Testen → Task erscheint im Pilotly.io-Task-Board.

5. Zap aktivieren

  • Klicken Sie auf Publish oder Turn on Zap.

  • Ab jetzt: Jeder neue Kontakt → automatisch getaggt + Task erstellt.

Erweiterte Beispiele

SzenarioTagTaskLead aus Facebook-FormularFB Lead„Anruf in 1h“ → zu Sales-Team

High-Value Lead (>500€)VIP„Persönlicher Anruf“ → an Manager

Tipp: Nutzen Sie Filter in Zapier, um Aktionen nur bei bestimmten Bedingungen auszuführen (z. B. nur bei Quelle = „Facebook“).

Fehlerbehebung

  • Tag/Task wird nicht erstellt?
    → Prüfen Sie Zapier-Logs → oft falsche Contact ID oder fehlende Berechtigung.

  • API-Key ungültig?
    → Neu generieren in Pilotly.io → Einstellungen → Integrationen → Zapier.

  • Task ohne Zuweisung?
    → Benutzer-ID korrekt? Testen Sie mit Ihrer eigenen E-Mail.

Fertig! Ihr Workflow läuft jetzt vollautomatisch. Skalieren Sie mit weiteren Zaps (z. B. SMS nach Task-Erstellung).