Hauptvorteile eines digitalen Check-in-Systems

Ein digitales Check-in-System optimiert die Kundenbindung und verbessert den Geschäftsbetrieb. Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:

• Automatisierte QR-Code-Generierung : Jeder Kunde erhält ein einzigartiges Ticket.

• Effiziente Nachverfolgung : Das Personal kann die Ticketberechtigung sofort überprüfen.

• Vorab ausgefüllte Check-in-Formulare : Reduziert die manuelle Dateneingabe.

• Einlösungskontrolle : Verhindert die mehrfache Nutzung desselben Angebots.

• Automatisierte Überprüfungsanfragen : Fördert die Erfassung von Feedback.

• Anpassbar für verschiedene Anwendungsfälle : Ideal für Restaurants, Veranstaltungen und Werbeaktionen.

Schritt 1: Einrichten des Check-In-Formulars

Ein Check-in-Formular erfasst Kundeninformationen und bestätigt die Gültigkeit des Tickets, wenn es vom Personal gescannt wird.

1.  Gehen Sie in Ihrem pilotly.io-Unterkonto zu „Sites“ .

2. Navigieren Sie zu Formulare > Builder und klicken Sie auf Formular hinzufügen .   

3. Wählen Sie eine Restaurant-bezogene Vorlage , um Zeit zu sparen.  

4. Passen Sie das Formular an, indem Sie:

   • Wichtige Felder beibehalten: Vollständiger Name, Telefonnummer, E-Mail . 

   • Entfernen unnötiger Felder.

   • Umbenennung der Übermittlungsschaltfläche in Check-In . 

5. Fügen Sie ein benutzerdefiniertes Feld hinzu:

   • Klicken Sie auf „Element hinzufügen“ und erstellen Sie ein einzeiliges Feld.    

   • Nennen Sie es „Status einlösen“ und gruppieren Sie es unter „Kontakt“ .   

   • Speichern und verbergen Sie dieses Feld (es speichert Informationen zur Ticketeinlösung).  

6. Klicken Sie auf Formular speichern . 

Schritt 2: Generieren vorab ausgefüllter URLs für jeden Kunden

Vorab ausgefüllte URLs stellen sicher, dass die Informationen eines Kunden automatisch ausgefüllt werden, wenn dieser einen QR-Code scannt.

1. Speichern Sie Ihr Formular  und klicken Sie auf „Integrieren“ , um den Formularlink zu kopieren.  

2. Ändern Sie die URL-Struktur, um Daten dynamisch vorab auszufüllen:

   • Verwenden Sie Abfrageparameter, um Kundendetails zu übergeben:

     ?
     full_name=Contact.Name&phone=Contact.Phone&email=Contact.Email&redeem_status=False

   • Stellen Sie die Konsistenz sicher, sodass die vorhandenen Kundendaten mit den pilotly.io-Datensätzen übereinstimmen.

3. Speichern Sie diesen geänderten Link zur Verwendung bei der QR-Code-Generierung.

Schritt 3: Erstellen eines Trigger-Links für besseres Tracking

Trigger-Links verkürzen und verfolgen URL-Klicks und ermöglichen so die Automatisierung von Arbeitsabläufen.

1. Gehen Sie zu Marketing > Trigger-Links . 

2. Klicken Sie auf „Link hinzufügen“ und benennen Sie ihn entsprechend  (Beispiel:  „Kostenlose Dessert-Kampagne“).  

3. Fügen Sie die geänderte URL (aus Schritt 2) ein und speichern Sie sie.

Schritt 4: QR-Codes per E-Mail versenden

Jeder Kunde erhält einen einzigartigen QR-Code, der mit seinem persönlichen Check-in-Formular verknüpft ist.

1. Verwenden Sie API.QRServer.com,  um QR-Codes dynamisch zu generieren.

2. Erstellen Sie eine E-Mail-Vorlage : 

   • Fügen Sie Kampagnendetails und Anweisungen hinzu.

   • Fügen Sie dieselbe Bildüberschrift wie das Formular ein.  

   • Verwenden Sie die folgende Struktur für die dynamische QR-Code-Generierung:

     https://api.qrserver.com/v1/create-qr-code/?data=<<TRIGGER_LINK>>

   • Durch den tatsächlichen Triggerlink ersetzen . <<TRIGGER_LINK>> 

3. Testen Sie die E-Mail, indem Sie sie an sich selbst senden und den QR-Code scannen.

Schritt 5: Automatisieren des Check-In-Prozesses

Sorgen Sie für einen reibungslosen Arbeitsablauf, indem Sie das Einchecken der Kunden und die Einlösungsverfolgung automatisieren.

1. Erstellen Sie einen Workflow:

   • Navigieren Sie zu Automatisierungen > Workflows und klicken Sie auf Workflow erstellen .   

   • Stellen Sie den Auslöser auf „Formular übermittelt“ und wählen Sie Ihr Check-in-Formular aus.    

   • Fügen Sie die folgenden Aktionen hinzu:

     • Tag hinzufügen : . Free Dessert Checked-In

     • Kontaktfeld aktualisieren : Auf einstellen . Redeem Status  True

     • Senden Sie eine Überprüfungsanfrage  (optional).

     • Protokollieren Sie Daten in Google Tabellen  (optional zum Verfolgen von Check-ins).

2. Veröffentlichen und speichern Sie  den Workflow.

Schritt 6: Mehrfacheinlösungen verhindern

So verhindern Sie, dass Kunden denselben QR-Code mehrmals verwenden:

1. Ändern Sie das Check-in-Formular:

   • Gehen Sie zu Sites > Formulare und öffnen Sie das Formular.  

   • Klicken Sie auf „Bedingte Logik“ und fügen Sie eine Regel hinzu:  

     • Wenn der Einlösestatus = „Wahr“ ist , disqualifizieren Sie den Lead . 

     • Eine Nachricht anzeigen: „Sie haben dieses Ticket bereits eingelöst. Vielen Dank für Ihren Besuch.“

   • Speichern Sie das Formular.

2. Testen Sie durch zweimaliges Scannen:

   • Der erste Scan sollte das Einchecken ermöglichen.

   • Der zweite Scan sollte eine Disqualifikationsmeldung anzeigen.

   • Überprüfen Sie in den Formulareinreichungen , dass nur eine erfolgreiche Einreichung vorhanden ist.  

Häufig gestellte Fragen

F: Kann ich dieses System für Veranstaltungen statt für Restaurants verwenden?

Ja! Dieses System eignet sich für Veranstaltungen, Workshops und andere Kampagnen, bei denen ein individuelles Ticket erforderlich ist.

F: Wie kann ich verfolgen, welche Kunden das Angebot eingelöst haben?

Sie können Einlösungen über Formulareinreichungen oder die Google Sheets-Integration verfolgen .   

F: Kann ich die E-Mail-Vorlage weiter anpassen?

Auf jeden Fall! Passen Sie den E-Mail-Inhalt und die Platzierung des QR-Codes nach Bedarf an.

F: Was passiert, wenn ein Kunde versucht, ein Ticket zweimal einzulösen?

Das System verhindert doppelte Einlösungen, indem es sie prüft und disqualifiziert. Redeem Status 

F: Wie füge ich SMS-Benachrichtigungen für Mitarbeiter hinzu?

Verwenden Sie die Funktion zur Workflow-Automatisierung , um SMS-Benachrichtigungen zu senden, wenn ein Check-in erfolgt.  

Nächste Schritte

1. Richten Sie Ihr Check-in-Formular gemäß den Anweisungen ein.  

2. Generieren Sie dynamische QR-Codes und testen Sie die E-Mail-Zustellung.  

3. Automatisieren Sie Arbeitsabläufe für die Check-in-Verfolgung und Einlösungskontrolle.  

4. Stellen Sie sicher, dass die Verhinderung doppelter Einlösungen ordnungsgemäß funktioniert.  

5. Überwachen Sie die Ergebnisse und optimieren Sie Ihre Kampagne.

Dieser Leitfaden bietet eine strukturierte Möglichkeit zur Implementierung eines digitalen Check-in-Systems in pilotly.io und gewährleistet so reibungsloses Ticketing und Kampagnen-Tracking. Bei Fragen wenden Sie sich gerne an uns!