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Wie erstelle ich einen Round-Robin-Kalender?

Mit Round-Robin-Kalendern können Unternehmen Termine gleichmäßig auf mehrere Teammitglieder verteilen. Diese Funktion gewährleistet eine effiziente, faire und optimierte Terminplanung basierend auf Verfügbarkeit oder Arbeitsauslastung. Diese Anleitung führt Sie durch die Einrichtung von Round-Robin-Kalendern , die Konfiguration der Verteilungseinstellungen und die individuelle Zuweisung von Teammitgliedern .

Was sind Round-Robin-Kalender und wie funktionieren sie?

Ein Round-Robin-Kalender ist ein Planungssystem, das Termine automatisch auf die zugewiesenen Teammitglieder verteilt. Es sorgt für eine faire Arbeitsverteilung und optimiert die Verfügbarkeit, indem automatisch geprüft wird, welches Teammitglied zum gewünschten Zeitpunkt verfügbar ist. Einige wichtige Punkte zu Round-Robin-Kalendern :

  • Bei der Einrichtung muss mindestens ein Teammitglied einem Round-Robin-Kalender zugewiesen werden.

  • Bei einer Terminanfrage eines Kunden prüft das System zunächst die Verfügbarkeit des ersten zugewiesenen Teammitglieds .

  • Sollte das erste Teammitglied nicht verfügbar sein , wird automatisch zum nächsten Teammitglied gewechselt .

  • Dies wird so lange fortgesetzt, bis ein verfügbares Teammitglied gefunden ist.

  • Wenn zum ausgewählten Zeitpunkt keine Teammitglieder verfügbar sind, verhindert das System, dass Kunden einen leeren Termin buchen , und stellt sicher, dass ihnen nur gültige Terminoptionen angezeigt werden.

Hauptvorteil: Kunden buchen Termine nur, wenn ein Teammitglied tatsächlich verfügbar ist. Dadurch werden Terminkonflikte vermieden und manuelle Eingriffe reduziert.

Warum Round-Robin-Kalender verwenden?

Round-Robin-Kalender bieten mehrere Vorteile, insbesondere für Teams, die Termine gemeinsam nutzen oder Kundeninteraktionen gemeinsam abwickeln . Einige der wichtigsten Vorteile sind:

  • Effiziente Planung – Automatisiert die Terminzuweisung, spart Zeit und reduziert den manuellen Aufwand.

  • Ausgewogene Arbeitsbelastung – Verteilt Termine gleichmäßig und verhindert so, dass ein Teammitglied überlastet wird.

  • Schnellere Reaktionszeiten – Stellt sicher, dass das nächste verfügbare Teammitglied zugewiesen wird, was das Kundenerlebnis verbessert.

  • Flexibilität für Kunden – Kunden können jeden verfügbaren Zeitrahmen wählen , was die Terminplanung komfortabler macht.

  • Ideal für wachsende Teams – Hilft wachsenden Unternehmen, eine große Anzahl von Terminen ohne Engpässe zu verwalten.

Erstellen des Round-Robin-Kalenders

Durch die Erstellung eines Round-Robin-Kalenders wird sichergestellt, dass Termine automatisch auf die verfügbaren Teammitglieder verteilt werden. In diesem Schritt wählen Sie den Kalendertyp aus, konfigurieren die Terminverteilungslogik und weisen mindestens ein Teammitglied zu.

Schritt 1 : Navigieren Sie in pilotly.io zu Einstellungen → Kalender , klicken Sie auf Kalender erstellen und wählen Sie Round Robin als Kalendertyp aus.

Sie können auch im Unterkonto auf die Registerkarte „Kalender“ klicken , auf „Kalendereinstellungen“ und dann auf  „Kalender erstellen“ klicken und „ Round Robin“  als Kalendertyp  auswählen  .

Schritt 2: Kalendername und -beschreibung: Hier können Sie dem Kalender einen Namen geben und eine Beschreibung nach Ihren Wünschen hinzufügen. Die Beschreibung verdeutlicht den Zweck des Kalenders und erleichtert so die Erinnerung an seinen Verwendungszweck oder den Grund seiner Erstellung. 

Schritt 3: Teammitglieder auswählen:  Wählen Sie ein oder mehrere Teammitglieder aus, denen über das Round-Robin-Planungssystem Termine zugewiesen werden.


Schritt 4 : Benutzerdefinierte URL : Basierend auf Ihrem Kalendernamen wird automatisch ein eindeutiger URL-Slug erstellt. Bei Bedarf können Sie ihn manuell bearbeiten. Nach der Bearbeitung prüft das System die Verfügbarkeit der URL. Sollte die URL bereits vergeben sein, wird eine entsprechende Meldung angezeigt. Sie können sie ändern, bis eine neue URL verfügbar ist.


Schritt 5: Besprechungsdauer und Buchungsverfügbarkeit: Mit pilotly.io können Sie die Besprechungsdauer in Minuten und Stunden anpassen und so Flexibilität entsprechend Ihren Geschäftsanforderungen gewährleisten. Sie können Ihren Kalender basierend auf den Präferenzen Ihrer Teammitglieder oder unternehmensweiten Planungsrichtlinien einrichten . Sie können bestimmte Daten und Ausnahmen konfigurieren und so präzise steuern, wann Termine geplant werden können. 

Schritt 6: Zahlungen akzeptieren:  Über die Registerkarte „Zahlungen akzeptieren“ können Sie Zahlungen direkt über Ihren Kalender aktivieren. Wenn Ihre Dienstleistungen oder Produkte kostenpflichtig sind, können Sie diese Option aktivieren, um Zahlungen während des Buchungsvorgangs nahtlos zu akzeptieren.

pilotly.io bietet außerdem verschiedene Währungsoptionen und unterstützt mehrere Währungen . Sie können im Abschnitt „Zahlungsinformationen“ eine benutzerdefinierte Beschreibung hinzufügen. So können Kunden die Zahlungsbedingungen, Preisdetails oder besondere Anweisungen vor Abschluss ihrer Buchung verstehen .

Schritt 7: Kalender speichern : Nachdem alle Einstellungen angepasst wurden, klicken Sie auf „Speichern“ , um Ihren Round-Robin-Kalender zu erstellen  .

Sie können jetzt eine Vorschau des Kalenders anzeigen oder, wenn Sie einige Einstellungen zurücksetzen möchten, zum Kalender navigieren → Klicken Sie auf die 3 Punkte auf der rechten Seite des Kalenders → Bearbeiten.

Zusätzliche Ressourcen und Support für pilotly.io-Kalender

Diese Ressourcen bieten umfassende Unterstützung beim Einrichten, Verwalten und Beheben von Problemen mit Kalendern in pilotly.io . Egal, ob Sie Round-Robin-Termine konfigurieren, Zahlungen einziehen, Buchungsprobleme beheben oder Ihren Kalender einbetten , diese Anleitungen helfen Ihnen bei der Optimierung Ihrer Terminplanung.

1. Kalendereinrichtung und -anpassung

  • Logik der Terminverteilung im Round-Robin-Kalender – Erfahren Sie, wie Round Robin Termine basierend auf Verfügbarkeit oder gleichmäßiger Verteilung plant.

  • Zuweisung von Teammitgliedern in Round-Robin-Kalendern – Konfigurieren Sie, wie Teammitglieder Terminen und Umplanungspräferenzen zugewiesen werden.

  • So konfigurieren Sie die Mitarbeiterauswahl in Round-Robin-Kalendern – Ermöglichen Sie eingeladenen Personen, bei der Buchung ihr bevorzugtes Teammitglied auszuwählen.

  • Einrichten verknüpfter und kollidierender Kalender – Verhindern Sie Doppelbuchungen, indem Sie pilotly.io mit externen Kalendern wie Google oder Outlook synchronisieren.

2. Kalenderverfügbarkeit und -planung

  • Verfügbarkeitseinstellungen für einzelne Kalender anpassen – Arbeitszeiten, Pufferzeiten und Terminfensterdauern festlegen.

  • Kalenderverfügbarkeit – Wöchentliche Arbeitszeiten und datumsspezifische Stunden – Passen Sie die Teamverfügbarkeit an, indem Sie bestimmte Tage und Uhrzeiten auswählen.

3. Zahlungseinzug in Kalendern

  • Zahlungen in Kalendern einziehen – Aktivieren Sie Zahlungen für Termine, wählen Sie Zahlungsgateways aus und fügen Sie Preisdetails hinzu.

4. Fehlerbehebung und Verwaltung des Kalenders

  • Tool zur Fehlerbehebung für den Kalender – Identifizieren und beheben Sie Probleme, die Buchungen verhindern oder Terminkonflikte verursachen.

  • Kalendergruppen deaktivieren – Deaktivieren oder entfernen Sie Kalendergruppen, während Sie Datensätze verwalten.

  • Einbetten von pilotly.io-Kalendern mithilfe von HTML-Code – Geben Sie Ihren Kalender frei und betten Sie ihn auf Websites oder Zielseiten ein, um den Buchungszugriff zu erleichtern.

Häufig gestellte Fragen

F: Was passiert, wenn keine Teammitglieder verfügbar sind?
Der Eingeladene wird aufgefordert, ein anderes Datum/eine andere Uhrzeit auszuwählen.

F: Kann ich Teammitgliedern Termine manuell zuweisen, anstatt das Round-Robin-Verfahren zu verwenden?
Ja, Sie können die automatische Zuweisung in den Termineinstellungen überschreiben.

F: Kann ich bestimmte Teammitglieder für bestimmte Kunden priorisieren?
Nein, Round Robin unterstützt derzeit nur verfügbarkeitsbasierte oder gleichmäßige Verteilungseinstellungen .

F: Kann ich Kunden eine Gebühr berechnen, wenn sie einen Termin buchen?
Ja, Sie können „Zahlungen akzeptieren“ aktivieren , um eine Zahlung zu verlangen, wenn Kunden eine Dienstleistung buchen.