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Wie man die Zwei-Wege-E-Mail-Synchronisierung für Gmail einrichtet.


Die Zwei-Wege-Synchronisierung für Gmail ermöglicht es Benutzern, ihr Gmail-Konto mit dem CRM zu integrieren und ermöglicht die Synchronisierung von E-Mails zwischen den beiden Plattformen. Diese Integration schafft eine Verbindung zwischen den Plattformen und synchronisiert in beide Richtungen.


>Synchronisiere eingehende und ausgehende E-Mails von bestehenden Kontakten mit GHL
>Erstelle Kontakte und füge Konversationen nahtlos von Gmail hinzu
>Echtzeit bidirektionale E-Mail-Synchronisierung für verbesserte Effizienz.


Was ist die Zwei-Wege-Synchronisierung in Gmail?


Die Funktion "Gmail Two-Way Sync" ermöglicht die bidirektionale Synchronisierung von E-Mails zwischen Gmail und CRM. Benutzer können ihr Gmail-Konto mit dem CRM verbinden, um eine Verbindung herzustellen, die E-Mails in beiden Systemen synchron hält. Alle in Gmail gesendeten, empfangenen oder aktualisierten E-Mails werden automatisch im CRM widergespiegelt und umgekehrt. Die Zwei-Wege-Synchronisierung stellt sicher, dass Benutzer eine einheitliche und aktuelle Ansicht ihrer E-Mails haben, unabhängig von ihrer Plattform. Diese Funktion optimiert E-Mail-Kampagnen, verbessert die Produktivität und stellt sicher, dass wichtige E-Mail-Kommunikation sowohl in Gmail als auch im CRM zugänglich ist.


Schritte zum Verbinden


Bitte gehen Sie zur Seite "Einstellungen" der Unterkonten. Gehen Sie zum Tab "Profil" und dann zum Tab "Allgemein" und scrollen Sie nach unten zum Abschnitt "E-Mail (2-Wege-Synchronisierung)".


Bitte beachten Sie:


Sie sehen das Profil-Register nur, wenn Sie zu dem Unterkonto hinzugefügt wurden, das Sie gerade anzeigen. Sie können auch die Funktion "Als Benutzer anmelden" verwenden, um sich als Benutzer dieses Unterkontos anzumelden und auf das Profil-Register zuzugreifen.


Dort bitte "Gmail zwei synchronisieren" auswählen und auf "Verbinden" klicken.


Dann werden Sie aufgefordert, eines der verfügbaren Gmail-Konten in diesem Browser auszuwählen oder aufgefordert, ein Gmail-Konto zu verbinden. Wählen Sie dasjenige aus, das Sie benötigen. Wenn Sie ein neues Konto verbinden möchten, müssen Sie die Anmeldedaten für dieses Konto in dem Popup eingeben.


Wenn Sie es verbinden, wird es Sie dann nach den Berechtigungen fragen, die Sie LeadConnector für Ihren Gmail-Account erteilen möchten. Stellen Sie sicher, dass Sie alle zulassen und dann auf "Aktivieren" und "Weiter" klicken.


Sobald Sie auf "Weiter" klicken, sehen Sie Ihr gewünschtes Gmail-Konto, das in der Registerkarte "E-Mail-Zwei-Wege-Synchronisierung" verbunden ist.


Wie funktioniert die 2-Wege-Synchronisierung zwischen dem CRM und Ihrem E-Mail-Konto?


Es gibt zwei Fälle, wie die Synchronisierung hergestellt werden kann.


1. Sie können einen Kontakt aus dem CRM per E-Mail kontaktieren, um die Synchronisierung zwischen beiden Plattformen zu initiieren.
2. Gmail Sync funktioniert auch, wenn ein Kontakt, der bereits im CRM gespeichert ist, eine E-Mail an den Benutzer sendet (der Gmail Two Way Sync integriert hat) an seine Gmail-E-Mail-Adresse. Die E-Mail wird in den Conversations-Tab synchronisiert. Der Kontakt muss jedoch zuvor dem Benutzer zugewiesen werden.


Bitte beachten Sie.


Wenn der Benutzer zu mehreren Unterkonten hinzugefügt wird und dasselbe Google Mail-Konto für die Zwei-Wege-Synchronisierung in all diese Konten integriert hat, wird die E-Mail des Kontakts auf die Registerkarte "Konversationen" all dieser Unterkonten weitergeleitet, aber wir behalten nur die Instanz des Kontakts in dem Unterkonto bei, auf das der Benutzer antwortet. Der zusätzliche Filter, dass der Benutzer dem bestehenden Kontakt zugewiesen ist, stellt sicher, dass die Konversation nicht an Unterkonten weitergeleitet wird, denen der Kontakt nicht angehört.


Die versendete E-Mail wird im gesendeten Postfach des integrierten Gmail-Kontos angezeigt.


Bitte beachten Sie:


Gmail unterstützt nur ~500 E-Mails pro Tag, und E-Mails darüber hinaus werden nicht erfolgreich sein.


Alle folgenden Nachrichten im E-Mail-Thread werden synchronisiert sein. Ausgehende E-Mails von Ihrem E-Mail-Konto werden im CRM erscheinen und umgekehrt.


Bitte beachten Sie:


Die unterstützte Anhang Größenbegrenzung für die Synchronisierung von Gmail in beide Richtungen beträgt 25 MB.


Andere Funktionen


E-Mail aktualisieren:


Dies ermöglicht es Benutzern, ihre verbundene E-Mail-ID zu ändern, ohne die vorherige Verbindung zu trennen.


Neue ausgehende E-Mails aus dem CRM werden mit der neu hinzugefügten E-Mail-Adresse synchronisiert. Zukünftige Nachrichten in der zuvor verbundenen E-Mail-ID (gleicher Thread) werden die Synchronisierung zwischen dem CRM und der persönlichen E-Mail beenden.


Trennen Sie E-Mail.


Automatische Bcc-Synchronisierung


Auto Bcc Sync ermöglicht es Ihnen, die intelligente Bcc-Adresse im Cc- oder Bcc-Feld einzuschließen, wenn Sie eine E-Mail von Gmail oder Outlook senden. Dadurch wird das Gespräch und der Kontakt automatisch zu Ihrem CRM hinzugefügt, wodurch die Kommunikation optimiert und alle relevanten Daten zentralisiert werden.


Funktioniert die Zwei-Wege-Synchronisierung nur mit einzelnen E-Mails oder auch mit Massen-E-Mails und Workflows?


Wie die Absenderdomänenzuordnung für verschiedene Arten von E-Mails funktioniert:


Einzelne E-Mail: Durch das Verbinden eines persönlichen E-Mail-Kontos (Gmail) wird die Gmail-E-Mail-ID als Absenderdomäne für die E-Mails betrachtet, die der Benutzer für individuelle E-Mails sendet. Individuelle E-Mails werden direkt von Gmail gesendet, wenn die 2-Wege-Synchronisierung für den Benutzer aktiviert ist. Beachten Sie, dass Google eine tägliche Begrenzung von 500 E-Mails festlegt, die für diese Funktion gilt.


Massen-E-Mail: Dies wird weiterhin vom E-Mail-Provider auf der Unterkontoebene gesendet. Die 2-Wege-Synchronisierung wird sich dadurch nicht beeinflussen lassen.


Workflow und Automatisierung.: In Bezug auf automatisierte E-Mails werden diese nicht über die 2-Wege-Synchronisierung versendet, sondern von den festgelegten Sub-Account-Level-Anbietern abgeschickt. Diese Anordnung integriert nahtlos Ihre automatisierten CRM-Workflows und das E-Mail-Versandsystem.


Bitte beachten Sie:


Mit dieser Einrichtung können Benutzer die 2-Wege-Synchronisierung für ihre persönlichen E-Mails nutzen und gleichzeitig erfolgreich Massen-E-Mails versenden. Die von Gmail auferlegte Grenze von 500 E-Mails pro Tag gilt nur für einzelne E-Mails. Benutzer können also über Lead Connector/SMTP Massen-E-Mails senden, ohne sich um das Erreichen dieser Grenze sorgen zu müssen. Dies ist ein durchdachtes Designmerkmal, das es Benutzern ermöglicht, Massen-E-Mail-Kampagnen durchzuführen, ohne durch die tägliche E-Mail-Beschränkung von Gmail eingeschränkt zu werden.


Häufig gestellte Fragen


Was passiert mit E-Mails, die von bestehenden Kontakten empfangen werden?


Alle eingehenden E-Mails von bestehenden Kontakten werden in Ihrem CRM und Ihrem Gmail/Outlook-Posteingang angezeigt. Diese bidirektionale Synchronisierung gewährleistet, dass Sie einen vollständigen Verlauf Ihrer Kommunikation auf beiden Plattformen haben.


Wird das Entfernen eines synchronisierten Kontos vorhandene E-Mails löschen?


Nein, das Entfernen eines synchronisierten Kontos löscht keine vorhandenen E-Mails. Ihre zuvor synchronisierten E-Mails bleiben intakt, und die Synchronisation betrifft nur neue E-Mails, die nach dem Entfernen des Kontos gesendet oder empfangen werden.


Werden neue E-Mails nach dem Entfernen eines Kontos synchronisiert?


Nach dem Entfernen des Kontos werden neu gesendete oder empfangene E-Mails nicht mehr zwischen dem CRM und Gmail/Outlook synchronisiert. Die Synchronisierung zwischen den beiden Plattformen wird für vorhandene E-Mails fortgesetzt, während neue E-Mails nicht in die Synchronisierung einbezogen werden.


Werden alle meine vorhandenen Kontakte in Gmail mit dem CRM synchronisiert?


Ja, die Zwei-Wege-Synchronisierung erkennt und synchronisiert vorhandene Kontakte von Gmail mit dem CRM. Eingehende E-Mails von diesen Kontakten werden automatisch unter dem entsprechenden Kontakt ausgefüllt, aber vergangene E-Mails (vor der Verbindung der Integration) können nicht synchronisiert werden.


Was passiert, wenn eine neue E-Mail von einem Kontakt empfangen wird?


Neue eingehende E-Mails von bestehenden Kontakten werden als neue E-Mails im CRM und in Gmail angezeigt. Wenn die E-Mail zu einem bestehenden Gesprächsverlauf gehört, wird sie als neue E-Mail im selben Verlauf angezeigt.


Was passiert mit gesendeten E-Mails aus dem CRM oder Gmail?


Ausgehende E-Mails, die vom CRM gesendet werden, werden automatisch im Ordner "Gesendet" der synchronisierten E-Mail protokolliert. Umgekehrt erscheinen E-Mails vom synchronisierten E-Mail-Anbieter automatisch unter den entsprechenden CRM-Kontaktkonversationen.


Wie werden cc/bcc-Empfänger in der Synchronisierung gehandhabt?


Wenn ein Benutzer in Gmail in CC oder BCC gesetzt wird oder zu mehreren Empfängern gehört, wird diese Information im jeweiligen Kontakt im CRM angezeigt und gewährleistet eine umfassende Sichtbarkeit aller Kommunikationen. Es werden keine neuen Kontakte für die CC- und BCC-E-Mail-Adressen erstellt.


Was ist, wenn ein Kontakt jemand anderen per E-Mail kontaktiert, aber den CRM-Benutzer einschließt?


In diesem Fall wird die E-Mail im CRM abgebildet und mit dem entsprechenden Kontakt verknüpft, um die vollständige Gesprächshistorie beizubehalten.


Wie wird der Gesprächsverlauf verwaltet, wenn mehrere Empfänger beteiligt sind?


Bei mehreren Empfängern (an) in einer E-Mail wird der erste Kontakt zum Gespräch Register im CRM. Alle nachfolgenden E-Mails werden in diesem Thread angezeigt.


Was passiert, wenn der gleiche Kontakt an verschiedenen Orten für die gleiche synchronisierte E-Mail-Adresse existiert?


E-Mails, die aus dem CRM stammen, werden nur in der jeweiligen Standort angezeigt. Auch nachfolgende Antworten und Kommunikation sollten spezifisch für diesen Standort sein. E-Mails von einem Kontakt an den CRM-Benutzer sollten jedoch in allen Standorten angezeigt werden.


Was ist Auto Bcc Sync und wie funktioniert es?


Auto Bcc Sync ermöglicht es Ihnen, eine einzigartige smarte Bcc- oder Cc-E-Mail-Adresse beim Versenden einer E-Mail von Gmail/Outlook einzuschließen. Dadurch werden das Gespräch und der Kontakt automatisch in das CRM eingefügt, um die Kommunikation und Datenverwaltung zu optimieren.


Wie wird die sichere Verbindung behandelt, wenn sich die Anmeldeinformationen für Gmail ändern?


Im Falle geänderter Anmeldeinformationen wird das CRM eine erneute Authentifizierung und Synchronisierung der E-Mails erfordern, um eine sichere Verbindung aufrechtzuerhalten.


Was passiert, wenn eine E-Mail von Gmail weitergeleitet wird?


Jede weitergeleitete E-Mail an einen bestehenden Kontakt wird als gesendete E-Mail behandelt und unter diesem Kontakt im CRM synchronisiert.


Was passiert, wenn es doppelte E-Mails mit mehreren Kontakten gibt?


Doppelte E-Mails, die an mehrere Kontakte gesendet werden, werden dem zuerst erstellten Kontakt im CRM zugeordnet.