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Manuell bestätigte Terminvereinbarung

Manuelle Terminbestätigung in Pilotly-io einrichten

Manuelle Terminbestätigung in Pilotly-io einrichten

Dieses Tutorial zeigt, wie Sie Termine nicht automatisch, sondern manuell bestätigen – ideal, wenn Sie jeden Lead vorab prüfen möchten (z. B. über ein detailliertes Formular).

1. Automatische Bestätigung deaktivieren

  1. Öffnen Sie den gewünschten Kalender in Pilotly-io.
  2. Gehen Sie zu Schritt 3: Bestätigung.
  3. Deaktivieren Sie die Option „Kalender automatisch bestätigen“ (Schalter auf AUS).
  4. Speichern Sie die Änderungen.
Tipp: Nur Buchungen über das öffentliche Buchungs-Widget landen dann als „Aktion erforderlich“. Interne Buchungen (z. B. aus CRM oder Opportunity) werden weiterhin automatisch bestätigt.

2. Lead bucht über das Widget

Der Lead füllt Ihr benutzerdefiniertes Formular aus (Form Builder → alle Felder wie Adresse, Budget, Notizen usw.).

  • Lead wählt Termin → füllt Formular aus → klickt auf Buchen.
  • Termin erscheint in Pilotly-io als „Aktion erforderlich“ (nicht bestätigt).

3. Termin manuell bestätigen

  1. Gehen Sie zu Termine (Appointments).
  2. Filtern Sie nach „Aktion erforderlich“.
  3. Öffnen Sie den Termin → prüfen Sie die Formulardaten.
  4. Setzen Sie den Status auf „Bestätigt“ (Confirmed).
Warnung: Der Termin wird nicht in Erinnerungssequenzen aufgenommen, solange er nicht bestätigt ist!

4. Automatisierung mit Workflows (optional)

Nutzen Sie Trigger, um Benachrichtigungen und Folgeaktionen zu steuern:

  • Trigger 1: „Terminanfrage“ → Status = Neu →
    Sende E-Mail an Sie + Lead („Bestätigung folgt in Kürze“).
  • Trigger 2: „Termin bestätigt“ →
    Füge Lead zur Kampagne hinzu, aktualisiere Opportunity, starte Erinnerungssequenz.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Wird ein interner Termin (aus CRM) automatisch bestätigt?

Ja. Nur Buchungen über das öffentliche Widget erfordern manuelle Bestätigung. Termine, die Sie im CRM, Opportunity oder Kalender direkt erstellen, sind sofort bestätigt.

Kann ich die manuelle Bestätigung auch in der mobilen App durchführen?

Ja. Öffnen Sie die Pilotly-io-App, gehen Sie zu Termine → Aktion erforderlich und bestätigen Sie den Termin dort.

Was passiert, wenn ich den Termin nicht bestätige?

Der Lead erhält keine Erinnerungen und der Termin bleibt im Status „Aktion erforderlich“. Er wird nicht in Workflows oder Kampagnen einbezogen.

Kann ich das benutzerdefinierte Formular für alle Kalender verwenden?

Ja. Erstellen Sie das Formular im Form Builder und weisen Sie es im Kalender-Setup (Schritt 2) zu.

Wie richte ich eine Benachrichtigung bei neuer Anfrage ein?

Erstellen Sie einen Workflow-Trigger: Terminanfrage → Status = Neu. Fügen Sie Aktionen hinzu: E-Mail an Sie + automatische Antwort an Lead („Wir prüfen Ihre Anfrage“).