HILFE - SUPPORT

Terminverteilungslogik für Round-Robin-Kalender

Dieses Handbuch bietet einen umfassenden Überblick über die Terminverteilungslogik des Round-Robin-Kalenders in Pilotly.io. 

Es wird erklärt, wie Termine automatisch innerhalb eines Teams zugewiesen werden, um eine faire Planung und optimale Verfügbarkeit zu gewährleisten.


Einführung

Round-Robin-Kalender automatisieren die Terminverteilung innerhalb eines Benutzerteams. Diese Funktion gewährleistet eine faire Terminplanung und optimiert gleichzeitig die Verfügbarkeit. Sie eignet sich daher ideal für Unternehmen, die auf teambasierte Buchungen angewiesen sind, wie z. B. Vertrieb, Kundensupport und medizinische Dienste.

Mit dem Round-Robin- Kalendertyp können Sie Ihren Kunden mehr verfügbare Zeitfenster zur Verfügung stellen und gleichzeitig die Arbeitsbelastung Ihres Teams effizient bewältigen. Neue Meetings werden den Teammitgliedern automatisch zugewiesen, sodass manuelle Zuweisungen entfallen und Sie Zeit sparen.

Weitere Informationen finden Sie unter Round Robin Calendars: The Setup Guide

Methoden zur Terminverteilung

Round-Robin-Kalender verwenden zwei primäre Verteilungsmethoden: Optimierung für Verfügbarkeit und Optimierung für gleichmäßige Verteilung . Die Wahl der richtigen Methode hängt von Ihren Geschäftszielen ab.

1. Optimieren Sie die Verfügbarkeit

Bei dieser Methode werden Termine basierend auf der Verfügbarkeit der Teammitglieder priorisiert. Wenn ein Teammitglied zum gewählten Termin verfügbar ist, wird ihm die Buchung zugewiesen.

  • Am besten geeignet für: Unternehmen, die sofortige Verfügbarkeit priorisieren (z. B. Kundensupport, dringende medizinische Dienste).

  • Hauptmerkmale:

    • Vergibt Termine zuerst an verfügbare Teammitglieder.

    • Gewährleistet eine effiziente Nutzung der verfügbaren Slots.

    • Reduziert die Wartezeiten für Kunden.

Wichtiger Hinweis: Die Terminverteilungslogik (für beide Methoden) wird alle 24 Stunden berechnet. Wenn Sie die „Gleichmäßige Verteilung“ verwenden, berechnet oder rotiert das System die Zuweisungen nicht nach jeder Buchung in Echtzeit.

2. Optimieren Sie für eine gleichmäßige Verteilung

Diese Methode stellt sicher, dass die Termine gleichmäßig auf die Teammitglieder verteilt werden, unabhängig von der unmittelbaren Verfügbarkeit. Um die Fairness zu wahren, rotiert die Zuweisung.

  • Am besten geeignet für: Vertriebsteams, Beratungsdienste oder Unternehmen, die eine gleichmäßige Arbeitslastverteilung wünschen.

  • Hauptmerkmale:

    • Stellt sicher, dass kein einzelnes Teammitglied zu viele Termine erhält.

    • Sorgt für Fairness im gesamten Team.

    • Funktioniert am besten, wenn alle Teammitglieder ähnliche Arbeitszeiten haben.

Festlegen der Prioritäten für Teammitglieder

Sie können Teammitgliedern Prioritätsstufen zuweisen, um die Terminverteilung zu beeinflussen. Mitglieder mit höherer Priorität erhalten zuerst Buchungen, wenn mehrere Teammitglieder verfügbar sind.

Wenn mehrere Teammitglieder gleichzeitig verfügbar sind, können Prioritätseinstellungen angewendet werden, um die Zuordnungsreihenfolge festzulegen.

Die verfügbaren Prioritätsstufen sind:

Auswählen des Besprechungsorts

Bei der Terminvereinbarung können Sie für jedes Teammitglied einen bevorzugten Besprechungsort festlegen. Dies ermöglicht Flexibilität bei der Art und Weise und dem Ort der Besprechungen.

Häufig gestellte Fragen

F: Kann ich die Verteilungsmethode nach der Einrichtung ändern?
Ja, Sie können Ihre Einstellungen jederzeit im Kalenderkonfigurationsbereich aktualisieren.

F: Was passiert, wenn ein Teammitglied nicht verfügbar ist?

  • Mit der Option „Nach Verfügbarkeit optimieren“ weist das System den Termin dem nächsten verfügbaren Mitglied zu.

  • Mit „Für gleichmäßige Verteilung optimieren“ überspringt das System nicht verfügbare Mitglieder und setzt die Rotation fort.

F: Kann ich bestimmte Teammitglieder vom Round-Robin-Kalender ausschließen?
Ja, Sie können Mitglieder in den Kalendereinstellungen aus der Rotation entfernen.